Федеральная налоговая служба России

Создание крупнейшей в России системы электронного документооборота

Федеральная налоговая служба России - крупнейшее ведомство в структуре государственных органов нашей страны. Ежегодно в ФНС России поступают и обрабатываются более 200 тысяч документов от граждан, юридических лиц и государственных структур. В связи с этим одной из главнейших задач ФНС России является создание системы управления документами.
В качестве основы ведомственной системы электронного документо­оборота (СЭД) ФНС России был выбран программный комплекс БОСС-Референт, собственная разра­ботка АйТи на платформе IBM Lotus Domino/Notes. Совместный проект АйТи и Главного научно-исследова­тельского вычислительного центра ФНС России (ГНИВЦ) по созданию СЭД стартовал в 1999 году и выполняется в три этапа.

Задачи:

  • Создание единого информационного пространства для эффективного взаимодействия всех структурных подразделений ФНС России
  • Перевод документооборота и других видов информационных потоков в электронную форму
  • Сокращение сроков рассмотрения и подготовки документов
  • Обеспечение быстрой и гарантированной доставки документов до исполнителей



Решение:

  • Разработка на базе программного комплекса БОСС-Референт решения СЭД ФНС, адаптированного по функционалу к потребностям ведомства
  • Поэтапное внедрение системы в центральном аппарате Федеральной налоговой службы, в Управлениях ФНС России по субъектам РФ, районных, межрайонных и городских инспекциях


В течение 1999 года был реализован пилотный проект внедрения системы в одном из подразделений централь­ного аппарата (ЦА) ФНС России. После окончания полномасштабного развертывания СЭД в центральном аппарате в 2001 году в системе работали свыше 1000 сотрудников. Тогда же по результатам опытной эксплуатации было принято решение о тиражировании СЭД в региональ­ных структурах налоговой службы.
В ходе второго этапа, с 2002-го по 2004 год, проектная команда выполнила внедрение СЭД регионального уровня (СЭД-Регион) в 86 Управлениях Федеральной налоговой службы (УФНС) по субъектам РФ. Кроме того, в 2004 году была разработана версия СЭД для инспекций ФНС России и осуществлено опытное внедрение системы электронного документо­оборота в Межрегиональных инспекциях по федеральным округам и Межрегиональных инспекциях по крупнейшим налогоплательщикам.
В 2005 году стартовал завершающий этап создания единой ведомственной СЭД, в рамках которого в систему будут включены около 1500 районных, межрайонных и городских инспекций ФНС России. В течение 2005 года специалисты АйТи совместно с сотрудниками ГНИВЦ ФНС России внедрили систему электронного документооборота в инспекциях Москвы, Московской области и Санкт-Петербурга - всего 116 объектов. В начале 2006 года СЭД, охватывающая инспекции Санкт-Петербурга, Москвы и Московской области, запущена в промышленную эксплуатацию.


Этапы развития проекта внедрения СЭД ФНС

Использованное ПО:

  • Программный комплекс БОСС-Референт на платформе IBM Lotus Domino/Notes


Результат:
С 2003 года в Федеральной налоговой службе успешно работает крупнейшая в нашей стране единая территориально распределенная система электронного документо­оборота, насчитывающая в настоящий момент более 30 тысяч пользователей.

Функциональные возможности СЭД ФНС охватывают все ключевые процессы ведомства в области документационного обеспечения управления:

  • обработку входящей / исходящей документации
  • работу с организационно-распорядительными документами, служебными записками и поручениями, в том числе согласование и подписание документов
  • ведение единых ведомственных справочников (организационная структура ведомства, информация о сотрудниках и пр.)


Архитектура СЭД ФНС построена с учетом иерархической структуры ведомства и содержит более 50 баз данных (БД).
Основной особенностью ФНС России является трехуровневая система канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях ЦА и управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа. Сотрудники районных инспекций работают с базами данных "Канцелярия-ИФНС", созданными специально для каждой инспекции. В СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в ЦА. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.
Также такие базы данных, как "Для служебного пользования" (для документов с высокой степенью конфиденциальности) и "Заявления граждан" (для обращений налогоплательщиков), разделены для ЦА, управлений и инспекций.
В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов БД "Канцелярия". Архивы региональных управлений, инспекций и ЦА автономны.
Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.
"В настоящее время 70% документооборота ФНС России ведется в электронном виде. В результате внедрения СЭД сократилось время обработки документации. Стало возможным быстро осуществлять передачу информации между структурными подразделениями Федеральной налоговой службы, а следовательно, принимать решения и согласовывать документы. На мой взгляд, велика заслуга СЭД ФНС и в повышении уровня исполнительской дисциплины: движение документов абсолютно прозрачно, что облегчает контроль за исполнением назначенных в системе поручений и соблюдением установленных сроков. Включение в ведомственную СЭД инспекций - один из ключевых моментов проекта, так как именно на уровне инспекций происходит основная работа с налогоплательщиками. С расширением системы и включением в нее новых инспекций синергетический эффект от использования СЭД будет только расти", - отметил Георгий Ломинашвили, начальник отдела сопровождения и внедрения ПО электронного документооборота ГНИВЦ ФНС России.
Создание единой системы электронно­го документооборота в Федеральной налоговой службе России позволило существенно сократить время обработ­ки документации за счет ускорения движения документов между структур­ными подразделениями ФНС России и их согласования. Помимо этого авто­матизация процессов обработки входящих и внутренних документов способствовала повышению уровня исполнительской дисциплины в органи­зации, сделав процесс документообо­рота более эффективным и обеспечив отслеживание выполнения назначен­ных поручений и соблюдение сроков.

Перспективы:
В настоящее время специалисты АйТи и ГНИВЦ осуществляют работы по технической поддержке решения, а также планируют дальнейшее тиражирование системы в районных, межрайонных и городских инспекциях ФНС России.